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Interview mit der Projektmanagerin (DEKRA) und
Scrum Master (scrum.org) Anke Lütjohann

Heute sprechen wir für Sie mit Anke Lütjohann, seit vielen Jahren im Projektmanagement tätig

1. FU:

Frau Lütjohann, was genau ist eigentlich Projektmanagement?

1. Anke Lütjohann

Da helfen die entsprechenden Normen weiter, z.B. DIN 69901: Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und –mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten. Kurz gesagt, ich bin für ein Projekt verantwortlich von der Idee bis zur Vollendung.

2. FU:

Warum sind die Normen wichtig?

2. Anke Lütjohann

Sie geben allen Beteiligten Sicherheit darüber, was unter einem bestimmten Begriff zu verstehen ist, bzw. was ich an Kompetenzen von jemandem, der entsprechend zertifiziert wurde, erwarten kann. Die heutige Berufswelt und ihre Anforderungen werden immer vielfältiger. Damit einher gehen Berufsbezeichnungen, die nicht unbedingt sofort einer bestimmten Tätigkeit zugeordnet werden können.

Ich bin ein großer Fan von Klarheit und Transparenz, denn das ist für meine Tätigkeit sehr wichtig. Insofern mag ich Definitionen und Normen und auch Zertifizierungen, weil sie ein Qualitätsmerkmal sind.

3. FU:

Was genau kennzeichnet denn ein Projekt?

3. Anke Lütjohann

Nun, es hat ein Ziel -und ist dadurch endlich-, es ist immer einmalig und abgegrenzt zu anderen Vorhaben und verfügt lediglich über begrenzte Ressourcen, also z.B. Zeit, Personal, Budget für die Umsetzung.

4. FU:

Sind Sie als Projektmanagerin auf bestimmte Bereiche oder Branchen beschränkt?

4. Anke Lütjohann

Grundsätzlich bin ich das nicht, denn etwas zu managen bedeutet nicht, jeden Arbeitsschritt selbst zu erledigen. Ich muss aber schon eine konkrete Idee von den Inhalten haben, denn oft arbeite ich mit fachlich versierten Teams zusammen und muss sicherstellen, dass am Ende das erreicht wird, was der Auftraggeber möchte. Dafür ist es wichtig, mit den Fachleuten in den Teams vernünftig kommunizieren zu können. Je vertrauensvoller die Zusammenarbeit ist, desto weniger Sachkenntnis benötige ich.

5. FU:

Gibt es denn häufig unterschiedliche Auffassungen über Ausführungen und Arbeitsaufwand?

5. Anke Lütjohann

Projektmanagement funktioniert nicht so, dass ich den Teams einfach etwas vorgebe sondern schon in die Planungsphase werden Alle mit einbezogen. Idealerweise hat sich also jeder Projektbeteiligte im Vorfeld für seinen Bereich stark gemacht und auch „committed“. Ich empfinde mich auch nicht als diejenige, die dann alle herumscheucht, sondern bin ein Teil eines Teams, eines Prozesses, der viele Facetten hat. Nur dass mein Teil eben der ist aufzupassen, dass nichts aus dem Ruder läuft und aber auch, dass das Team vernünftig arbeiten kann. Ein Projektmanager soll nicht einschränken sondern Allen Sicherheit geben.

6. FU:

Und wenn doch etwas aus dem Ruder läuft?

6. Anke Lütjohann

Dann muss man schnell und offensiv reagieren! Jedoch beinhaltet eine gute Planung im Vorfeld bereits eine gründliche Risikoanalyse mit den entsprechenden Lösungsansätzen. Und man baut vorsorglich ein paar „Puffer“ ein, die unvorhergesehene Störfelder abmildern, bzw. auffangen. Wenn die gut begründet werden, ist das für den Auftraggeber normalerweise auch kein Problem, insbesondere wenn er versteht, dass eine Planung ohne eingebaute Puffer im Zweifelsfall ein ganzes Projekt zum Kippen bringen kann. Andererseits möchte er sich darauf verlassen können, dass diese Puffer nur dann genutzt werden, wenn es unumgänglich ist.

Man spricht in diesem Zusammenhang auch von einer „Managementreserve“. Das Ziel ist natürlich immer, diese Puffer gar nicht nutzen zu müssen.

7. FU:

Gibt es auch Projekte, die komplett scheitern?

7. Anke Lütjohann

Ja, leider gibt es die. Eines der prominentesten – und schon oft strapazierten - Beispiele dafür ist der Berliner Flughafen. Aber Projekte, egal welcher Größenordnung, können nun mal vereinzelt auch scheitern. Dafür gibt es die unterschiedlichsten Gründe.

Wichtig ist dann zu verstehen, warum ein Projekt scheitert und Lehren daraus zu ziehen. Für ein Projektteam ist ein gescheitertes Projekt eine Katastrophe. Alle haben ihr Herzblut dafür gegeben. Das nimmt niemand auf die leichte Schulter. Da braucht es dann einen vernünftigen Umgang mit dem Thema und eine nachvollziehbare Fehleranalyse.

8. FU:

Sie sind auch Scrum Master, was ist das?

8. Anke Lütjohann

Scrum ist eine Methode des Agilen Projektmanagements, in Abgrenzung zu dem Klassischen Projektmanagement. Der Ansatz von Scrum ist empirisch (wir wissen nur das, was bereits passiert ist), inkrementell (schrittweises Vorgehen in kleinsten Einheiten für kontinuierliche Verbesserungen) und iterativ (das Wiederholen von gleichen oder ähnlichen Prozessen um sich einer Lösung anzunähern)

9. FU:

Das hört sich kompliziert an…

9. Anke Lütjohann

Das liegt daran, dass wir überwiegend daran gewöhnt sind, so zu denken wie im klassischen Projektmanagement gedacht wird. Tatsächlich ist Scrum, sobald man sich in die Struktur reingefuchst hat, verblüffend einfach und sehr, sehr effektiv. Man arbeitet mit cross-funktionalen Teams, die selbständig ein sogenanntes Inkrement in sehr kurzer Zeit umsetzen. Eine lange Planungsphase im Vorfeld fällt weg. Für den Auftraggeber wird das Risiko einer Fehlentwicklung minimiert, weil in kurzen Abständen Zwischen-Ergebnisse vorliegen, die bewertet werden können.

Auf alle möglichen Störungen oder Veränderungen der Produktanforderung während der Entwicklungsphase kann sehr schnell reagiert werden. Das ist enorm wichtig, weil wir rasante Entwicklungen am Markt haben und eine lange Planungs-und Entwicklungsphase möglicherweise länger dauert, als es einen Bedarf für bestimmte Produkt-Features überhaupt gibt. Oder denken Sie in diesem Zusammenhang an Gesetzesänderungen, die bestimmte Zulassungsvoraussetzungen berühren oder an einen Konkurrenten, der ein vergleichbares Produkt früher als Sie auf den Markt bringt. Dann sollte man natürlich nicht stur weiterentwickeln.

10. FU:

Sondern? Das ganze Projekt stoppen?

10. Anke Lütjohann

Auf keinen Fall! Dann wird es ja erst richtig interessant! Dann würde ich sofort bei meinem Auftraggeber dafür werben, das Konkurrenzprodukt zu erhalten und zusammen mit dem Entwicklungsteam zu schauen, was man da verbessern kann. Und dann bringen wir zeitnah die verbesserte Variante auf den Markt.

11. FU:

Vielen Dank für das interessante Interview.

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