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Betriebs­organisation

Traditionell unterscheiden wir hier in Aufbau- und Ablauforganisation. Die alte Trennung verschwimmt in vielen Punkten immer mehr; das liegt mit daran, daß bisherige Hierarchien abgebaut und vereinfacht werden.

Schema der Aufbauorganisation

Grundstruktur / statischer Aufbau:

(Beispiel eines Produktions- und Handelsbetriebes)

Geschäftsleitung

Kaufmännische Leitung

Technische Leitung

Abteilungsleitungen

Personal

Einkauf

Marketing + Vertrieb / Verkauf

Buchhaltung + Controlling

Allgemeine Verwaltung

Technologie + IT

Produktion

Fuhrpark + Logistik

Betriebseinrichtung, Instandhaltung, Ersatzbeschaffung


Hier soll nur ein Grundschema aufgezeigt werden; weitere Abteilungen oder innerhalb der Abteilungen weitere Unterstrukturierungen sind denkbar. Es wird ersichtlich, wie „fest / unbeweglich“ sich die Aufbauorganisation darstellt.

Ihre Aufgabe ist die Darstellung von Betriebstätigkeiten in Aufgabenbereiche mit Abteilungen und Positionen, die für die Abarbeitung nötig sind.

Aufgaben- und Kompetenzverteilungen an die zuständigen Positionen sind detailliert enthalten.

Grundstruktur / statischer Aufbau:

(Dynamische Arbeitsprozeßbeschreibung)
Hier findet sich die Verbindung der betrieblichen Aufgaben mit den zur Durchführung notwendigen Tätigkeiten. Der „Verband für Arbeitszeitstudien“ -früher kurz REFA- beschreibt die Ablauforganisation als „örtliches und zeitliches Hintereinander und Nebeneinander durchzuführender Arbeiten, die für die Erreichung eines bestimmten Arbeitsergebnisses erforderlich sind“.

In modernerer Sprache heißt es „Work-Flow-Management“ / Prozeßmanagement“.

Kurzdarstellung:

Ablauforganisation
(dient der effektiven Gestaltung von Tätigkeiten) nach:
  • Inhalten (notwendigen (Teil) Tätigkeiten
  • Zeitpunkt, Zeitfolgen und Zeitdauer
  • Raumbezogenen Abläufen (schnelle Abwicklungen, kurze Arbeitswege
  • Gruppen- oder Einzelzuordnungen der (Teil) Tätigkeiten

Welches sind die Aufgaben der Ablauforganisation?

Gemäß vorstehender Definition geht es um zeitliche und räumliche Erfüllung von (Teil) Aufgaben, sie sind zeitlich und räumlich zu strukturieren und zu ordnen nach Inhalten, Zeiten, Räumen und Zuordnungen (nach „Wöhe“: Einführung in die allgemeine Betriebswirtschaftslehre, 13. Auflage).

  • Inhalte:
    Es geht einerseits um die Arbeitsobjekte, andererseits um deren Verrichtung
  • Zeiten:
    Die Teilaufgaben werden zeitlich abgestimmt, detailliert in Reihenfolgen der Abarbeitung. Bestimmt wird dann, welche Zeitdauern einzelne Teilaufgaben bis zur Erledigung haben dürfen. Es wird den ausführenden Mitarbeitern vorgegeben, in welchem Zeitraum die Arbeit fertig zu sein hat. Dies geschieht durch Bestimmung von Beginn- und Abschlußzeitpunkt einer Aufgabe.
  • Räume:
    Die maximale Wirtschaftlichkeit ist hier das Ziel. Hintereinander geschaltete Teilabläufe sowie jeweils kurze Transportwege haben die sogen. Durchlaufzeiten niedrigst zu halten.
  • Zuordnungen der (Teil)Aufgaben:
    Es stellt sich die Frage, ob es sich hierbei um rein auszuführende oder auch um leitende (Teil)Tätigkeiten handelt.

    Wir trennen in:
    Übertragung an eine Gruppe: In der Gruppe fällt dann die Entscheidung, wer was auszuführen hat. Diese Übertragung findet sich bei überwiegend leitenden Aufgaben.

    Einzelübertragungen: Hier geht es um rein ausführende Tätigkeiten. Eine definierte (Teil)Tätigkeit wird ausschließlich einer Person / Stelle zugewiesen.

Die Wechselwirkung von Aufbau- und Ablauforganisation

Üblicherweise wird man praktisch so vorgehen, daß zunächst die geplante Aufbaustruktur generell entworfen wird. Ihr werden dann Arbeitsabläufe eingepaßt, sodaß ein erster Überblick der grundsätzlichen Strukturen entsteht.

Danach erfolgen die Verfeinerungen der Aufbau- und dann wieder der Ablaufstrukturen, bis letztlich die Planungen akzeptiert sind.

Sowohl die statische Aufbauorganisation als auch die dynamische Ablauforganisation sind in heutiger Zeit abnehmend festgeschrieben. Man ist bemüht, hierarchische Strukturen zu verflachen, um so schneller handlungsfähig und unbürokratischer zu werden.

Das geht bis zu heute immer mehr in Mode kommenden „Home Offices“, wobei der zuständige Mitarbeiter seine Tätigkeiten „zuhause“, also „ausgelagert“ verrichtet.

Allerdings ist sicherzustellen, daß jedwede Terminierung für solche Arbeiten eingehalten wird.

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